Informatyk na etacie czy outsourcing IT? Co bardziej opłaca się firmie
Prawie każda mała firma ma swojego „pana od komputerów”. Czasem to zatrudniony informatyk, czasem syn księgowej, który „zna się na tym”, a czasem znajomy, który wpada, kiedy ma czas. Dopóki wszystko działa, nikt nie zadaje pytań. Pytania zaczynają się w piątek o 15:00, kiedy serwer przestaje odpowiadać, a pan od komputerów jest akurat na urlopie.
Właściciele firm pytają nas o to regularnie: zatrudnić informatyka na etat czy oddać IT firmie zewnętrznej? Odpowiedź nie zawsze brzmi „outsourcing”, choć to właśnie my go sprzedajemy. Poniżej są konkretne liczby, argumenty obu stron i sposób, żeby ocenić własną sytuację.
Ile naprawdę kosztuje informatyk na etacie
Według Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń (dane ze stycznia 2026) mediana pensji administratora IT w Polsce wynosi 10 350 zł brutto. Połowa administratorów zarabia od 8 460 do 13 080 zł brutto.
To jednak tylko pensja. Pracodawca dokłada do niej składki, około 20% kwoty brutto. Przy medianie realny koszt to mniej więcej 12,5 tys. zł miesięcznie, czyli prawie 150 tys. zł rocznie. A to jeszcze nie wszystko, bo dochodzą koszty, o których zwykle się nie pamięta przy zatrudnianiu:
- Sprzęt i narzędzia. Laptop, licencje, oprogramowanie do zdalnej pomocy i monitoringu.
- Szkolenia. Informatyk, który się nie szkoli, po dwóch latach zna wczorajsze rozwiązania. W bezpieczeństwie to realne ryzyko.
- Urlop i zwolnienia. Przez kilka tygodni w roku nikogo nie ma. Awarie nie sprawdzają grafiku urlopów.
- Rotacja. Dobrych administratorów podkupują większe firmy, a każda rekrutacja to czas i pieniądze.
W Ostrowie Wielkopolskim czy Kaliszu stawki bywają niższe niż w Poznaniu. Ale nawet informatyk za 8 tys. zł brutto kosztuje firmę blisko 10 tys. zł miesięcznie.
Ile kosztuje outsourcing IT
Firma zewnętrzna rozlicza się zwykle stałym abonamentem. U nas pakiety zaczynają się od 750 zł netto miesięcznie dla małego biura. Najczęściej wybierany pakiet, dla firmy z kilkunastoma stanowiskami, kosztuje od 1 250 zł netto. W cenie jest określona liczba godzin pracy, gwarantowany czas reakcji, monitoring kopii zapasowych i okresowe przeglądy. Szczegóły znajdziesz na stronie pakietów obsługi IT.
Uczciwie trzeba dodać, że abonament obejmuje kilka godzin pracy w miesiącu, a nie 160. Godziny ponad limit rozlicza się osobno. Tyle że w firmie z 10 czy 15 komputerami pełnego etatu pracy dla informatyka po prostu nie ma. Zatrudniony administrator w takiej firmie przez większość dnia czeka na zgłoszenia albo zajmuje się czymś zupełnie innym.
Informatyk na etacie a outsourcing IT – porównanie
| Informatyk na etacie | Outsourcing IT | |
|---|---|---|
| Koszt miesięczny | ok. 10–12,5 tys. zł (pensja ze składkami) | od 750 do 2 000 zł netto w abonamencie |
| Dostępność | godziny pracy jednej osoby, bez urlopów i L4 | czas reakcji zapisany w umowie, zastępstwo zawsze jest |
| Zakres wiedzy | doświadczenie jednej osoby | zespół z różnymi specjalizacjami |
| Znajomość firmy | na miejscu codziennie, zna ludzi i procesy | poznaje firmę przy wdrożeniu, pracuje głównie zdalnie |
| Gdy osoba odchodzi | wiedza często odchodzi razem z nią | wiedza zostaje w zespole i dokumentacji |
Kiedy lepszy jest własny informatyk
Są firmy, w których etat ma sens, i nie ma powodu tego ukrywać. Dotyczy to przede wszystkim firm z kilkudziesięcioma stanowiskami i więcej, gdzie zgłoszeń jest codziennie tyle, że praca dla informatyka faktycznie się znajdzie. Podobnie jest w zakładach produkcyjnych, które pracują całą dobę i w których ktoś musi fizycznie być przy maszynach i serwerach. Także firmy z nietypowymi systemami albo własnym oprogramowaniem często potrzebują osoby na miejscu.
Ale nawet wtedy rzadko jest to wybór „albo, albo”.
Model mieszany: własny informatyk i wsparcie z zewnątrz
Coraz więcej średnich firm łączy oba rozwiązania. Własny informatyk zajmuje się codzienną pomocą pracownikom, a firma zewnętrzna bierze na siebie to, czego jedna osoba nie jest w stanie dobrze pilnować sama: kopie zapasowe, bezpieczeństwo, serwery i zastępstwo na czas urlopu. Informatyk ma wtedy wsparcie, a właściciel nie jest zakładnikiem jednej osoby, która zna wszystkie hasła.
Kiedy outsourcing IT wygrywa
Z naszego doświadczenia outsourcing sprawdza się najlepiej w firmach, które mają od kilku do dwudziestu, trzydziestu komputerów i chcą, żeby IT po prostu działało, zamiast budować własny dział. Szczególnie wtedy, gdy obecnym „informatykiem” jest znajomy albo pracownik z innego działu, który robi to przy okazji.
Drugi częsty sygnał to kopie zapasowe. Jeśli nikt nie potrafi powiedzieć, gdzie są i kiedy ostatnio sprawdzano, czy da się z nich odtworzyć dane, to firma w praktyce nie ma backupu. Ma nadzieję, że nic się nie stanie.
Na co uważać, wybierając firmę do outsourcingu IT
Nie każda umowa na obsługę informatyczną jest tyle samo warta. Przed podpisaniem sprawdź kilka rzeczy:
- Czas reakcji w umowie. Konkretna liczba godzin, a nie „jak najszybciej”.
- Co jest w abonamencie, a co płatne osobno. Limit godzin, dojazdy, prace poza godzinami.
- Odległość. Większość problemów rozwiązuje się zdalnie, ale przy awarii sprzętu ktoś musi przyjechać. Firma z drugiego końca Polski tego nie zrobi.
- Hasła i dokumentacja. Muszą należeć do Ciebie. W razie rozstania dostajesz wszystko, bez negocjacji.
- Test odtworzenia backupu. Zapytaj wprost, czy i jak często sprawdzają, że z kopii da się odzyskać dane.
Jak robimy to w Xbiuro
Zajmujemy się outsourcingiem IT w Ostrowie Wielkopolskim i okolicach od 2009 roku. Większość zgłoszeń załatwiamy zdalnie w kilka minut, a gdy trzeba, przyjeżdżamy na miejsce. Jesteśmy partnerem Synology i InsERT, więc kopie zapasowe i programy do fakturowania znamy od środka. Serwisujemy też kopiarki i drukarki, dzięki czemu firma ma jeden numer do komputerów, sieci i druku.
Jeśli nie wiesz, co wybrać, zacznij od krótkiej diagnozy. Po kilku pytaniach dostaniesz ocenę, gdzie Twoja firma ryzykuje i jaki zakres opieki do niej pasuje. Wolisz porozmawiać? Zadzwoń albo napisz.
Najczęstsze pytania
Czy outsourcing IT jest tańszy niż zatrudnienie informatyka?
W firmie do dwudziestu, trzydziestu stanowisk prawie zawsze. Abonament kosztuje ułamek pensji ze składkami, a zamiast jednej osoby dostajesz zespół. W dużych firmach różnica się zaciera i często najlepiej wychodzi model mieszany.
Czy firma zewnętrzna ma dostęp do naszych danych?
Ma taki dostęp, jaki jest potrzebny do pracy, i powinna go regulować umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (RODO). To zwykle bezpieczniejsze niż sytuacja, w której wszystkie hasła zna jedna osoba i nikt tego nie kontroluje.
Co w sytuacji, gdy potrzebny jest ktoś na miejscu?
Większość problemów da się rozwiązać zdalnie. Gdy trzeba przyjechać, czas reakcji i dojazdy określa pakiet. Dlatego przy wyborze firmy liczy się to, czy ma blisko.
Od czego zaczyna się przejście na outsourcing?
Od przeglądu. Spisujemy sprzęt, konta, licencje i kopie zapasowe, sprawdzamy, co działa, a co wymaga poprawy. Dopiero wtedy ustalamy zakres opieki i cenę.